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Dokumentationspflichten und Aufbewahrungsfristen

In der Gefahrstoffverordnung sind unterschiedliche Dokumentationspflichten vorgeschrieben, bei denen Aufbewahrungsfristen direkt in der Verordnung vorgegeben sind oder in nachgeschalteten Regelungen, wie beispielsweise den TRGS, empfohlen werden. Die Dokumentation und die Aufbewahrung der Dokumente ist erforderlich, um im Falle der Notwendigkeit (zum Beispiel im Rahmen von Berufserkrankungen) oder bei Nachprüfungen durch die Behörden (beispielsweise nach Unfällen) die erforderlichen Unterlagen/Nachweise vorlegen zu können. Im Allgemeinen ist die Form und Gestaltung der Dokumentation nicht im Detail vorgegeben; hier hat der Arbeitgeber oft einen Gestaltungsspielraum, den er – abhängig von den durchgeführten Tätigkeiten und der Art oder Anzahl von Gefahrstoffen – nutzen sollte.

Wir stellen auf dem Portal den Mitgliedern diverse Dokumente zur Verfügung, die für diese Aufgabe genutzt werden können. Die einzelnen Bausteine können sowohl Bestandteil der Gefährdungsbeurteilung als auch eines Managementsystems sein. 

-    Dokumentation und Aufbewahrung der Gefährdungsbeurteilung
-    Dokumentation und Aufbewahrung der Substitutionsbemühungen
-    Dokumentation und Aufbewahrung Betriebsanweisungen
-    Dokumentation und Aufbewahrung Unterweisungen
-    Dokumentation und Aufbewahrung des Gefahrstoffverzeichnisses
-    Dokumentation und Aufbewahrung der Beschaffung von Gefahrstoffen
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Dokumentation und Aufbewahrung des Explosionsschutzdokuments

Neben diesen gefahrstoffspezifischen Dokumentationspflichten muss auch bei Tätigkeiten mit CMR-Stoffen ein aktualisiertes Verzeichnis über die Beschäftigten geführt werden, die Tätigkeiten ausüben, bei denen die Gefährdungsbeurteilung eine Gefährdung der Gesundheit ergeben hat (§ 14 Abs. 3 Nr.  3 GefStoffV 2010). Da diese Dokumentation in der Regel durch den Betriebsarzt durchgeführt wird haben wir kein entsprechendes Musterformular auf dem Online-Portal hinterlegt.

Das Verzeichnis muss (§ 14 Abs. 3 Nr. 4 GefStoffV 2010 und AMR Nr. 6.1) zusammen mit allen Aktualisierungen bis zu 40 Jahre nach Ende der Exposition aufbewahrt werden. Die Dokumentation und die geforderte Aufbewahrung kann extern erfolgen, z. B. bei der DGUV.