Aktuelles

Dokumentation und Aufbewahrung der Freigabe von Gefahrstoffen

In vielen Managementsystemen wird die "geordnete" Beschaffung von Gefahrstoffen gefordert, überprüft und bewertet.

Dass beim Kauf von Gefahrstoffen andere Gründe entscheidender sein sollten als der Preis, hat sich inzwischen herumgesprochen. Gängige Praxis in einigen Firmen ist aber, dass der Einkauf bei Standardprodukten selber festlegt, wo wann was in welcher Qualität zu welchem Preis gekauft wird; allzu gerne werden dabei "Sonderangebote" wahrgenommen!

Eine Dokumentation der (rechtzeitigen) Einbindung aller an der Entscheidung Beteiligten kann mit Hilfe des bei den Mustervorlagen bereitgestellten Freigabeformulars sichergestellt werden. Das Freigabeverfahren kann und sollte auch für Proben oder Muster angewendet werden, auch wenn diese unaufgefordert und kostenlos mit oder ohne Empfehlung in den Betrieb gelangt sein sollten. Mit Hilfe eines Freigabeverfahrens werden mehrere Ziele erreicht:

  • Der Einkauf kann nicht ohne Genehmigung ausschließlich nach Preis einkaufen
  • Es wird zum Kauf nur freigegeben, was wirklich benötigt wird
  • Es wird die Qualität gekauft, die erforderlich ist
  • Es gibt im Betrieb keine Gefahrstoffe, mit denen man nicht gerechnet hat

Eine Aufbewahrungsfrist für eine solche Dokumentation der Beschaffung von Gefahrstoffen ist weder in der Gefahrstoffverordnung noch in der CLP-Verordnung festgelegt worden, da ein formales Freigabeverfahren darin nicht gefordert wird. In Anlehnung an Artikel 36 der REACH-Verordnung ("Pflicht zur Aufbewahrung von Informationen") kann man aber sicherheitshalber an eine Aufbewahrung von zehn Jahren denken, insbesondere dann, wenn man mögliche Nachweise dessen vorhalten möchte, was veranlasst worden ist.